JB Księgowość
Masz pytanie? Napisz do nas!

E-faktura- jakie musi spełniać wymogi i jak ją przechowywać?

Coraz więcej firm prowadzi w pełni elektroniczną obsługę swojej działalności rezygnując również z tradycyjnych papierowych faktur. Rozwiązanie to ma wiele zalet: ekologiczność tego rozwiązania wiąże się z obniżonym kosztem wygenerowania i przesłania takiego dokumentu, prostszym przechowywaniem oraz łatwym odszukaniem dokumentu. Dzięki temu oszczędzamy nie tylko nasze pieniądze, ale też czas.

Aby można było nazwać fakturę elektroniczną musi ona spełniać kilka warunków, a mianowicie zawierać wszystkie dane jakie obowiązują w przypadku faktur papierowych zapisane w formacie cyfrowym. Dokument musi być także przesłany lub udostępniony online. Najpopularniejszą opcją jest przesłanie jej za pomocą maila lub udostępnienie na specjalnej platformie. W formie elektronicznej oprócz faktur można także przesyłać faktury i noty korygujące, faktury wewnętrzne i duplikaty faktur. Należy pamiętać, że do wystawienia faktury online zgodnie z ustawą o VAT potrzebna jest akceptacja jej odbiorcy.

Zarówno tradycyjne papierowe faktury jak i elektroniczne tak samo podlegają obowiązkowi przechowywania. A co jeśli nasz system , chmura lub komputer padnie? Może jednak warto mimo wszystko drukować i przechowywać elektroniczne faktury?

W jaki sposób przechowujemy faktury zależy wyłącznie od nas, jednak należy je archiwizować podobnie jak te papierowe 5 lat. Z ustawy o VAT nie wynika obowiązek drukowania e-faktur, a zatem można je wydrukować lub pozostawić tylko maile z ich wersjami elektronicznymi. Pamiętaj też, że również e-faktury muszą być podzielone na okresy rozliczeniowe w taki sposób, aby dostęp i odszukanie ich było proste.